PROCÉDURE POUR LA MISE EN PLACE D'UN STAGE CONVENTIONNÉ

La procédure peut être très longue, notamment pour l’étranger. Pour éviter des difficultés, soyez prévoyant et entamez vos démarches 1 à 2 mois avant le début du stage.

La convention de stage est obligatoire pour effectuer un stage. Véritable document juridique, elle précise les responsabilités et les engagements des Parties, définit les modalités de déroulement du stage et la nature des missions (activités et compétences) du stagiaire. Elle permet également la protection du stagiaire, notamment en cas d’accident du travail, et le versement de la gratification le cas échéant.

Procédure :

1- Téléchargez la convention de stage et complétez l'ensemble des rubriques le plus précisément possible.

2- Faites signer chaque exemplaire de la convention par les Parties : le stagiaire, le tuteur, l’enseignant référent, l’organisme d’accueil, l’organisme payeur, le cas échéant, si différent de la structure d’accueil Les signatures doivent être manuscrites et originales (non dématérialisées, copiées ou scannées).

3- Le Muséum signe en dernier lorsque toutes les autres Parties ont signé. Les conventions de stage présentées à la signature de la Direction de l'Enseignement du Muséum après le début du stage ne seront pas validées. 

Déposez les exemplaires de la convention à la Direction de l’Enseignement (2ème étage du Bâtiment de la Baleine, dans la boîte aux lettres prévue à cet effet : « conventions »), accompagnés d’une copie de la souscription à la responsabilité civile vous couvrant pour toute la durée du stage et sa prolongation si la reconduction intervient pendant la durée du stage. Ce document conditionne la signature de la convention de stage.

4- Lorsque les exemplaires de la convention sont validés et signés par la Direction de l’Enseignement, récupérez :

  • Votre exemplaire à conserver,
  • L’exemplaire à transmettre à l’organisme d’accueil et le cas échéant celui à transmettre à l’organisme payeur

Nota : si vous vous trouvez dans un cas particulier et que la convention générale n’est pas adaptée à votre situation, merci de bien vouloir envoyer un mail à stages-master@mnhn.fr.

Informations utiles pour compléter l'article 6- Gratification- :

- Le montant horaire plafonné pour les gratifications de stage se calcule comme suit : 26 € x 15 % = 3,90 € à compter de janvier 2020
- Le montant journalier s’élève à 3,90 € x 7 h = 27,30 €
- Le montant hebdomadaire de la gratification se calcule comme suit : 5 j x 27,30 €/j soit 136,50 €
- La gratification mensuelle pour un mois à temps complet s’obtient comme suit : nbre de jours ouvrés * 7h x 3,90 €/h
 

Avenant : toute modification dans le déroulement du stage (modification des dates, prolongement, rupture anticipée…) doit faire l’objet d’un avenant signé, avant la fin du stage, par toutes les Parties concernées.

Retrouvez procédures et documents ici : http://formation.mnhn.fr/fr/enseignement-superieur/master-biodiversite-ecologie-evolution/stages

Pour une convention en anglais, contactez Sarah Tomasi : sarah.tomasi@mnhn.fr 

Tous les documents sont disponibles et téléchargeables ici


1. Toute mission doit au préalable être validée par l’un des responsables du parcours dans lequel vous enseignez. Merci de mettre en copie de votre demande l’un des responsables de votre parcours, pour validation tacite.


Tout déplacement pédagogique en France doit, en amont, faire l’objet d’une réunion entre les responsables du déplacement, la ou le secrétaire pédagogique et Pierre Simoni.


Tout déplacement pédagogique à l’étranger doit, en amont, faire l’objet d’une réunion entre les responsables du déplacement, la ou le secrétaire pédagogique, Pierre Simoni, David Pleurdeau et Anne-Laure Guieysse-Peugeot ou François Semah.


2. Toute mission doit être engagée avant le début de celle-ci.

Pour ce faire, la demande doit parvenir à l’un des secrétaires pédagogiques au minimum :
- 15 jours à l’avance pour une mission en France.
- 1 mois à l’avance pour une mission à l’étranger.
- 2 mois à l’avance pour une mission à l’étranger dans un « pays sensible ».


Pour rappel, une adresse unique est dédiée aux missions et déplacements : missions-master@mnhn.fr  Merci de n’utiliser que cette adresse, qui a pour destinataires Farida Selmet, Sarah Tomasi et Tristan Grünberg.


3. Les documents à faire parvenir sont les suivants :

Pour une mission
Avant la mission :
* [doc. 1] Ordre de mission + estimation des frais (mettre le responsable du parcours en copie).
* [doc. 2] Fiche missionnaire + RIB (fiche de transfert pour les étrangers), si vous n’avez jamais été créé en tant que missionnaire ou en cas de changement de coordonnées bancaires.
* Pour des raisons pratiques, il est préférable que les missionnaires avancent le montant de leurs billets de transports.


Après la mission (dans un délai d’une semaine après la fin de la mission) :
* [doc. 3] État de frais, même si les billets ont été pris par le Muséum et que vous n’avez pas engagé de dépense personnelle.
* Factures originales, si dépense autre que forfaitaire.


Pour un déplacement pédagogique
Dans le cas d’un déplacement pédagogique, il n’est pas besoin de faire un ordre de mission individuel pour les encadrants - qui doivent être inscrits dans le déplacement pédagogique -.


Avant le déplacement :
* [doc. 4] Formulaire de déplacement pédagogique avec la liste des étudiants, les noms et coordonnées des responsables du déplacement + estimation des frais. Ne pas oublier de demander et de joindre les devis, dans la mesure du possible.


Après le déplacement (dans un délai d’une semaine après la fin du déplacement) :
* Les factures doivent être déposées sur ChorusPro par les prestataires. Puisque les dépenses sont prises en charge par bon de commande, il ne devrait pas y avoir à fournir d’état de frais individuel (sauf cas exceptionnel : frais d’essence, …)
* Afin de valoriser vos déplacements pédagogiques, en vue de la communication interne et externe, merci de nous renvoyer à l’issue de votre voyage :
- Un texte de l'organisateur et un texte rédigé par les étudiants.
- Photos, vidéos, et tout autre document pertinent.


Nous vous remercions à l’avance d’utiliser uniquement les documents ci-joints et de les remplir électroniquement de préférence.
Un guide détaillé « Partir en mission » existe sur l’Intranet du Muséum, ici
Certains documents et contacts n’ont pas encore été mis à jour, mais les informations qui y sont reproduites sont toujours en vigueur.